Kurumsal Seyahat Acentası İle Çalışmak

Kurumsal seyahat acentesi ne iş yapar?

Kurumsal seyahat acenteleri, kurumların seyahatlerini yönetmek için şirketlerle birlikte çalışan seyahat uzmanlarıdır.

Seyahat yöneticileri olarak hareket ederler; uçuş, konaklama rezervasyonu yapma, gerekli vizeleri ayarlama ve seyahat süresince gerekli seyahat desteği sağlama ile ilgili görevleri üstlenirler.

Görevleri, tüm iş seyahatlerinin uygun maliyetli, güvenli ve sorunsuz şekilde gerçekleşmesini sağlamaktır. Planlanmasından seyahat sonuna kadar olan süreçlerde karşılaşılan tür türlü problemi çözmek ve kurumların seyahat politika ve prosedürlerine uygun olarak çalışanlarının seyahat etmesini sağlamaktır.

Kurumsal seyahat acenteleri, deneyimli seyahat danışmanlarından oluşan, kurumların seyahat amaç ve beklentilerini bilen seyahat yönetim şirketleridir.

Uygun seyahat planlaması ve yönetimi olmadan iş seyahati rezervasyonları karmaşık hale gelebilir. Organize olunmadan, birden fazla farklı güzergahların bulunduğu seyahatler ve bunların getirdiği seyahat ihtiyaçları ile maliyetleri hesaba katılmasıyla, işletmeler için seyahatler en büyük masraf kalemi olabilmektedir.

Kurumsal seyahat acenteleri, bir şirketin tüm seyahat kriterlerini analiz eder, gerek kişiye yönelik gerekse proje veya departmana yönelik bütçe dahilinde iş seyahatlerini planlar ve gerçekleşmesini sağlar. Kurumsal seyahat acentesi sorumlulukları genellikle şunları içerir:

• Seyahatlerde gerekli vize alımı ve koordinasyonu
• Uçak rezervasyonları ve araba kiralama gibi diğer ulaşım rezervasyonlarının yapılması,
• Otel rezervasyonlarının yapılması,
• Bütünleşik Seyahat programları oluşturulması,
• Seyahat ve masraf onayı takibi,
• Şirket Seyahat politika ve prosedürlerine uyumun sağlamak,
• Çalışanların en ekonomik ve doğru şekilde seyahatini sağlamak,
• İş seyahatinde olanların sürekli yanında olmak,
• Oluşan seyahat datasını analiz ederek şirketlerin seyahat politika ve prosedürlerine katkı sağlamak
• Doğru raporlama ile seyahat satın almasının tüm aşamalarının izlemesine katkı vermek, ve doğru satın almayı yapacak datalar üretmek.

Kurumsal seyahat acentesi kullanmanın avantajları nelerdir?

Kurumsal seyahat acenteleri, iş seyahati planlama süreçlerinin sorunsuz çalışmasını sağlar ve işletmelerin seyahatlerin tek elden yönetilmesini sağlar, böylece kaynaklar daha verimli kullanılır.

Kurumsal seyahat acentesi kullanmanın en büyük faydalarından biri de zamandan tasarrufdur. Doğru seyahat, uzman kişiler tarafından planlanırken şirketler kendi işlerine odaklanır.

İşte kurumsal seyahat acentelerinin birkaç avantajı daha:

Kurumsal seyahat acenteleri seyahat maliyetlerini bilir ve karşılaştırabilir. Görevleri, ulaşım, konaklama vb. konularda mümkün olan en iyi fırsatları elde etmelerini sağlayarak seyahat bütçelerinin doğru olarak gerçekleşmesini sağlar. Daha iyi fırsatlar ve indirimler elde etmek için tedarikçiler ile kurumların elde edeceği kazançlar için çalışır. Karmaşık harcama süreçlerini yönetirler: Seyahat masrafları görevlerini kurumsal seyahat acentelerine devretmek, işletmeleri evrak işleri ve geri ödeme gönderimleri için harcadıkları zamandan kurtarır.

Tüm iş seyahati ihtiyaçları göz önünde bulundurulur. Kurumsal seyahat acenteleri, her bir işletmeyi ve her bir gezginin şirket çalışanın özel ihtiyaçlarını anlama ve iş seyahatini onlara göre uyarlama konusunda bilgilidir.

Gezgin desteği sağlar: Çalışanlar, iş seyahatleri sırasında sorun yaşadıklarında doğrudan kurumsal seyahat acentesi ile iletişime geçebilir. Acenteler, ulaşımı kolayca yeniden düzenleyebilir, her ülkeye özgü güvenlik önlemleri konusunda tavsiyelerde bulunabilir ve seyahat programlarında değişiklik yapılmasını kolaylaştırabilir. Kurumsal seyahat acentası ile çalışmak, işinizi tamamıyla kolaylaştırır.