İş Hayatının Trendi: Sanal Toplantılar

COVID-19 pandemisi hayatımızda birçok değişikliğe neden oldu, yüzyüze toplantıların yerini sanal toplantılar aldı. Bu değişikliklerden biri de ekran karşısında daha fazla zaman geçirmemizdir. İşletmeler bilgisayar yardımıyla çalışma programlarını sanal dünyaya aktarmışlardır. Bu durum çalışanların yerini bilgisayarların, yüz yüze toplantıların yerini Zoom veya benzeri uygulamalarla yapılan çevrimiçi toplantılara bırakmasına neden oldu. Birçok işletme temsilcisi neredeyse tüm gün bilgisayarlarda çalışmaya geçti. Bu, Zoom veya benzeri bir yazılım aracılığıyla toplantıdan toplantıya bağlanarak yapılmıştır. Boş zaman dönemleri genellikle çevrimiçi platformlar aracılığıyla gerçekleştirilen sanal toplantılar arasında sosyal medyayı kontrol etmeyi içerir. Yüz yüze görüşme, işten ara verme, iş arkadaşlarıyla yemek yeme gibi eski düzenin yerini yeni bir yöntem aldığına inanılıyor. Bu değişikliğin işyerinde artan stres nedeniyle meydana geldiğine inanılıyor.

Son dönemlerde yapılan çalışmalar sonucunda sanal toplantılara katılan kişilerin kalan zamanlarda ise sürekli olarak sosyal medyada gezinerek insan beden algısı üzerinde olumsuzluklar ortaya çıkarmaktadır. Bu makalemizde sanal toplantıların avantajları, dezavantajları ve şirketlere olan faydalarından bahsederek firma sahiplerini ve çalışanları sanal toplantı konusunda akıllarında takılan her türlü soruya yanıt vermek istedik.

Sanal Toplantı Uygulamaları

Zoom: Birçok işletmenin tercih ettiği video konferans platformudur. Standart video ve sese ek olarak Zoom, çalışma ekipleriyle yapılan toplantılar için idealdir. Ekran paylaşımı, gruplara mesaj göndermenize ve hatta grupta kullanılan bulut hizmetlerinden seçtiğiniz dosyaları paylaşmanıza olanak tanır.Zoom uygulamasını IOS veya Android cihazınızda, bilgisayarınızda yüklü olan uygulamayı veya bir web tarayıcısı üzerinden kullanabilirsiniz.

Google Hangouts: Google Hangouts'un iki farklı sürümü vardır. Soruyu netleştirmek gerekirse; Hangouts Meet, işletmeler için kurumsal çözümler sunarken, Hangouts Chat, Hangouts'un arkadaşlarla bağlantı kurmak için kişisel bir versiyonudur. Google, kurumsal iş görüşmeleri yapmak isteyenler ve teknolojiyi bizzat kullanmak isteyenler için iki ayrı uygulamada bir araya getirerek bir denge bulmaya çalışıyor.

Skype: Diğer uygulamalara kıyasla Skype'ı kullanmak gerçekten zordur. Bir toplantıya katılmak için Skype'ın bilgisayarınıza veya telefonunuza indirilmiş olması ve toplantıya davet ettiğiniz herkesin bir Skype hesabının olması gerekir. Hesabı olmayan birini davet etmek istiyorsanız, bunu yapmanın bir yolu var, ancak kullanımı kolay değildir. 4 saate kadar toplantı yapabilir ve 50 kişiye kadar video konferansa davet edebilirsiniz.

Microsoft Teams: Kullanıcı arayüzü karışıktır. Menülerin ve işlevlerin anlaşılması kolay olsa da gezinmek kafa karıştırıcı olabilir. Bunun nedeni, Teams'in sohbet platformunu Slack gibi video konferans sistemleriyle birleştirmesidir. Ancak entegrasyonla ilgili ciddi sorunlar olabilir. Ayrıca, hızlı bir toplantı yapamazsınız. Ekibe katılmaları ve toplantıyı başlatmaları için mevcut katılımcıları kişisel olarak davet etmelisiniz. Bu diğer teknolojilere göre ciddi bir dezavantaj oluşturmaktadır.

Sanal Toplantıların Avantajları

Son dönemlerde artan internet kullanımı ile sanal toplantılarda oldukça ilgi görmektedir. Ofise gidemeyen, seyahat edemeyen birçok çalışan ve yetkililer toplantılarını online ortamda gerçekleştirilmektedir. Gelin birlikte bu sanal toplantılar avantajlarını inceleyelim:

• Zaman Tasarrufu: Sanal toplantılar zamandan tasarrufu etmenize yardımcı olmaktadır. Gelelim aklınızdaki soruya zamandan nasıl tasarruf edebilirim? Çalışanlarınızla, müşterilerinizle sanal toplantılar yaparak sadece size ve onlara uygun bir ortak zaman belirleyerek bulunduğunuz yerden katılarak hazırlanmak için vakit harcamamış olursunuz. Aynı zamanda istediğiniz zaman ve yerden toplantı yapabilmek çok daha kolaylık sağlamaktadır.
• Toplantı Kaydetme: Yüz yüze gerçekleştirilen toplantılarda bazen önemli anlar kaçırılmış olsa da sanal toplantılar da toplantıyı kaydederek önemli yerleri tekrardan izleyebilirsiniz.
• Verimliliği Artırır: Sanal toplantılar sayesinde toplantı ile ilgisi olan çalışanlarınızın katılarak daha kısa ve öz toplantılar yapabilmeniz mümkündür. Bununla birlikte toplantıya ilgili personeliniz katılarak firmanız için de olumlu bir verimlilik almış olursunuz.
• Ekip Çalışmasını Destekler: Günümüz firmalarında en önemli etkenlerden biri de ekip çalışmasıdır. Sanal toplantılar ekip ruhu ile çalışmak için en uygun ortamlardan biridir. Çalışanlarınızın sanal ortamda dosyaları birbiri ile paylaşabilir ve anlık olarak toplantılarda fikir alışverişi de yapabilmeleri mümkündür. Bunlara ek olarak sanal olarak paylaşılmış olan dosyalar üzerinde yapılan değişiklikler anlık olarak kaydedilmektedir.
• Sağlığınızı Korur: En önemli maddelerden biri olan sağlığınız için en önemlisi sanal toplantılardır. Covid-19’un hayatımıza girdiği günden beri sosyal mesafeye dikkat ederek sağlığımızı korumaya çalışmaktayız. Durum böyle olunca uzaktan çalışma oldukça artmıştır. Çok fazla zorunluluk olmadığı sürece ofislerde çalışılmamalı ve toplu etkinlikler yapılmamaktadır. İşte bu dönemlerde hayat kurtarıcımız olan sanal toplantılar devreye girmektedir.

Sanal Toplantı Önerileri

Zamanında katılın. Toplantıya geç kalırsanız, lütfen toplantıyı bölmeyin. Bir web toplantısında her şey görünür. Sessiz olun ve mümkün olduğunca gündemi yakalayın. Toplantılara zamanında katılmak, toplantılar için norm olmalıdır. Herkes katılımcı olmalıdır. Herkes fikirlerini paylaşıyor, sorular soruyor ve tartışmaya katkıda bulunuyor, bu da toplantıyı daha verimli hale getiriyor. Siz de fikrinizi paylaşmalısınız.

Başka bir işle meşgul olmayın. Konferans görüşmesinde dikkatinizin dağılması kolaydır. Diğer katılımcılara "kayıtsız" görünebileceğiniz için, bir web toplantısı sırasında telefonunuzu kontrol etmeyin. Konuşmadığınız zamanlarda mikrofonunuzu kapatmanız önerilir. Evcil hayvanlardan, televizyonlardan ve çocuklardan gelen arka plan gürültüsü potansiyel olarak diğer insanların seslerini boğabilir. Başkalarının duymasını engellememek için sizden uzak bir yer seçmeniz önerilir. Görüntülü toplantı esnasında konuşmadan önce herkesin kimin konuştuğunu belirleyebildiğinden emin olun. Bir görüntülü toplantıda konuşurken adınızı verin, böylece dinleyiciler sizi tanıyabilir. Herhangi bir yaş, din, etnik köken veya geçmişe sahip herkes kamu yayınlarını görüntüleyebilir.

Ek olarak, bu medya kuruluşları bebeklerden yaşlılara kadar yaş gruplarını içerir. Bu nedenle, seçtiğiniz kelimelere çok dikkat etmek önemlidir. Konuşmadan önce bilgisayarınızdaki açık programları kapatın ve bildirimleri temizleyin. Katılımcılara sunumun slaytlarını okumaları için yeterli zaman verilmesi önerilir, ancak onları aceleye getirmeyin. Sunum yaparken aynı anda konuşun. İnsanlar aynı anda konuştukları için, birden fazla katılımcı olduğunda birinin konuşmasını anlamak çok zordur.

İşletmeler Neden Sanal Toplantı Yapmalıdır?

Sanal toplantılar internet üzerinden etkileyici toplantı ve sunumlar yapmanıza yardımcı olmaktadır. İş verenlerin akıllarında olan en önemli sorulan biri de işletmeler neden sanal toplantı yapmalıdır? Gelin birlikte bu soruların cevabına bakalım.

Sanal toplantılar sayesinde artık ofislerinize gitmenize gerek kalmadan evinizde veya dilediğiniz yerde rahatlıkla ulaşım sağlayabilirsiniz. Bu sanal toplantılar sayesinde ofisteki toplantılar için yapmış olduğunuz harcamalar ortadan kalkmış olmaktadır. Sanal toplantılar ile birlikte yurtdışı müşterileriniz için şehir dışına ya da yurt dışına çıkmanıza gerek kalmayacaktır. Kısacası sanal toplantıların en büyük avantajlarından biri masraflarınızı minimum seviyeye düşürmesidir. Sanal toplantıların bir diğer avantajı ise insanlara ulaşımın kolay olmasıdır. Uzaktan çalışma sayesinde ve sanal toplantılar sayesinde birden fazla kişilerle birlikte aynı anda toplantıya girebilir ve ekip arkadaşlarınızı görebilirsiniz. Bunlara ek olarak iş hayatında sanal toplantılar daha kapsayıcıdır. Detaylı olarak anlatılırsa içeriklerini rahatlıkla paylaşabilir, görsel ve videolar ile sunumlarınızı zenginleştirebilirsiniz. Aynı zamanda sanal toplantılar coğrafi kısıtlama olmadan işletmeniz için daha geniş bir lokasyon da göz önünde bulundurulmalıdır.

İş hayatının trendi sanal toplantılar makalemizde kısacası sanal toplantının ne olduğu, avantajları, dezavantajlarından ve yararlarından bahsetmek istedik. Sanal toplantınız için doğru aracı seçerek, toplantı için iyi bir zaman belirleyerek işletmeniz ve müşterileriniz için en doğru seçenek olduğunu siz de fark etmiş olacaksınız. İşletmenizin maliyetini düşürmek, zamandan tasarruf etmek ve verimliliği artırmak için sanal toplantılar en doğru seçeneklerden biridir. Bunlara ek olarak sanal toplantılar Covid-19 döneminde en sağlıklı yöntemdir. İş hayatının trendi sanal toplantılar ile çalışanlarınızın ve müşterilerinizin hayatını riske atmayarak sosyal mesafe kurallarına da uyulmuş olmaktadır. Son zamanlarda iş hayatının trendi olan sanal toplantılar hakkında aklınıza takılan her türlü soru için bizimle iletişime geçebilirsiniz ya da web sitemizi de ziyaret edebilirsiniz.