Etkinlik Mekanı Nasıl Seçilir?

Başarılı bir kurumsal etkinlik düzenlemek birçok faktöre bağlıdır, ancak en önemlisi mekan seçimidir.

Peki, doğru mekanı seçmek neden bu kadar kritiktir? Mekanın konumu, ambiyansı, düzeni ve genel hissiyatı tüm etkinliğin tonunu belirler. Bu yüzden pratik, esnek, işlevsel, uygun konumda ve bütçenize uygun bir mekan seçmek büyük önem taşır.

Mekan seçerken göz önünde bulundurulması gereken birkaç faktör vardır – konumdan maliyete, düzenden olanaklara kadar birçok unsuru dikkate almalısınız. Bu kılavuzda, doğru etkinlik alanını nasıl bulacağınızı açıklıyoruz ve saha ziyaretiniz sırasında sormanız gereken sorulara yönelik ön planlamayla seçeneklerinizi nasıl daraltacağınızı gösteriyoruz.

Seçeneklerinizi daraltmak için zemin hazırlayın
Mekanları araştırmaya ve saha ziyaretlerini planlamaya başlamadan önce, genel tabloya bir adım geri çekilerek bakın ve neye ihtiyacınız olduğuna dair net bir vizyonla hareket edin. Kendinize şu soruları sorun:

• Etkinliğin temel amacı nedir?
• Ne tür bir etkinlik düzenliyorsunuz? Ticaret fuarı, konferans, seminer, çalıştay, ürün lansmanı ya da ağ oluşturma etkinliği mi?
• Etkinliğin toplam bütçesi nedir ve bu bütçeden ne kadarını mekan için ayıracaksınız?
• Etkinlik resmi mi, kurumsal mı yoksa daha sanatsal ve rahat bir hava mı istiyorsunuz?
• Etkinlik yüz yüze mi, sanal mı yoksa hibrit mi olacak? Toplam kaç kişiyi ağırlamanız gerekecek?
• Tüm planlama ve uygulama süreçlerini bir etkinlik yönetim firması ile mi yapacaksınız yoksa şirket içinde mi yürüteceksiniz?

Etkinlik alanı nasıl bulunur?
Etkinlik ihtiyaçlarınızı net bir şekilde belirledikten sonra, doğru yeri aramaya başlayabilirsiniz. Popüler mekanlar hızla dolduğu için aramanıza mümkün olduğunca erken başlamak avantajlı olacaktır.

Etkinlik mekanları, standart kongre merkezlerinden otel balo salonlarına, sanat galerilerinden müzelere, tarihi mekanlardan dönüştürülmüş endüstriyel alanlara kadar geniş bir yelpazeye sahiptir. Mekan bulma konusunda uzman bir kaynak çözümü ile çalışmak isteyebilirsiniz; bu, size daha iyi fiyatlar ve daha uygun şartlar sağlayabilir. Eğer mekan arayışınızı kendiniz yapıyorsanız, konum, kapasite ve diğer kriterlere göre filtreleme yapabilen çevrimiçi dizinler işinize yarayacaktır.

Tüm doğru özellikleri taşıyan birkaç mekan bulduğunuzda, çevrimiçi incelemeleri kontrol edin ve alanı daha önce kullanmış olan etkinlik planlayıcılardan referans isteyin. Seçeneklerinizi daralttığınızda ise saha ziyaretleri için randevu alabilirsiniz.

Saha ziyareti nasıl yapılır?
Mekanın etkinlik ihtiyaçlarınızı karşılayabileceğinden emin olmak için şahsen saha ziyareti yapmak önemlidir. İlk olarak, mekanın etkinlik planlayıcısı ile iletişime geçerek müsaitliğini kontrol edin, bazı ön sorular sorun ve ziyaretinizi planlayın.

Ziyaretten önce mekanın tüm ihtiyaçlarınıza cevap verdiğinden emin olmak için ayrıntılı bir kontrol listesi hazırlayın. Ziyaret sırasında bu listeyi kullanarak mekanın işlevselliğini değerlendirin ve etkinliğiniz için ne kadar uygun olduğunu gözlemleyin. Mekanı gezerken şu soruları aklınızda bulundurun:

• Mekan kurumsal imajınızı yansıtıyor mu?
• Konumu güvenli ve çekici mi?
• Ulaşımı kolay mı?
• Yeterli otopark ve toplu taşıma imkânı var mı?

Ayrıca görsel-işitsel ekipmanı ve akustiği de kontrol edin. Sahneleme ve depolama alanlarını da inceleyerek yeterli büyüklükte olup olmadıklarını gözden geçirin.

Kontrol Listesi: Mekan Seçiminde Nelere Dikkat Edilmeli?
Bir sonraki iş toplantınız, konferansınız ya da etkinliğiniz için en uygun mekanı bulmanıza yardımcı olacak bu kontrol listesi, ziyaret ettiğiniz mekanları değerlendirmenizi kolaylaştıracaktır:

• Maliyet ve bütçe: Kiralama maliyeti ve ek hizmetler (ikram, ekipman kiralama vb.) konusunda net olun.
• Kapasite ve boyut: Mekan beklenen katılımcı sayısını karşılayabiliyor mu? Oda ve alan düzenlemeleri ne kadar esnek?
• Konum: Mekan uygun bir yerde mi? Havaalanlarına, toplu taşımaya, otellere ve yerel olanaklara yakın mı?
• Ortam ve ruh hali: Mekanın atmosferi ve tarzı, şirket imajınızı ve etkinliğinizin havasını yansıtıyor mu?
• Düzen: Etkinlik akışınıza uygun bir düzenleme yapılabiliyor mu? Oturma düzenlemeleri, sahne ve sunum alanları yeterli mi?
• Wi-Fi erişimi: Güvenilir, hızlı internet bağlantısı mevcut mu? Yedek Wi-Fi ve teknik destek sağlanıyor mu?
• Park yeri: Yeterli park alanı mevcut mu?
• Teknoloji: Mekanda son teknoloji ses ve görüntü ekipmanı var mı? Etkinlik için gerekli olan teknik gereksinimlerin karşılandığından emin olun.
• Akustik ve ses: Ses sistemlerinin kalitesi sunumların net ve anlaşılır olmasını sağlıyor mu?
• Yiyecek ve içecek hizmetleri: Catering hizmeti mevcut mu? Diyet kısıtlamaları göz önünde bulunduruluyor mu? Dışarıdan catering getirmenize izin veriliyor mu?
• Sigorta: Mekanın sigorta poliçelerini gözden geçirin ve ihtiyaçlarınıza uygun olup olmadığını kontrol edin.
• Ek hizmetler: Mekanın sağladığı ek hizmetler neler? Örneğin, yerinde koordinasyon, AV desteği, etkinlik öncesi ve sonrası temizlik hizmetleri var mı?
• Özel erişim ve olanaklar: VIP alanları, sahne arkası erişimi ve özel ihtiyaçlara yönelik düzenlemeler mevcut mu?

Bu listeyi kullanarak doğru mekanı seçebilir, etkinliğinizin başarıya ulaşması için sağlam bir temel atabilirsiniz. Kurumsal etkinliklerinizi profesyonelce yönetmek için bize 0212 334 2600 numaralı hattımıza danışabilirsiniz.